微信访客系统/访客预约 企业访客管理

1.项目背景
政府机关、企事业单位、园区、写字楼等一贯重视办公场所的安全、有序运行，对在大厦办公的内部人员实行严格的刷卡授权出入、对来访客人实行登记放行制度。
我们以人流量较大，比较典型的写字楼为例介绍下本vx访客系统，写字楼随着业主单位的大量入住，每日到访的访客人数逐步攀升，加上目前采用纯手工的登记方式，导致在接待处的访客登记效率下降，排队等候时间过长等问题，影响物业业务的开展与物业形象，急需对现有的访客管理模式进行升级改造，以更**的技术、更合理的流程，在不降低安全标准的前提下，提高效率、提升访客体验、更好的展示物业形象。
2.现状分析
2.1现有访客接待流程
目前大多数的访客接待流程和方式如下：
1)使用传统的访客一体机登记方式。
2)访客实时到前台排队人工登记。
流程如下：
前台接待员询问访客信息、来访事由、受访者姓名等填写访客登记信息。
前台电话与被访问者确认允许访问后，押身份证。
前台接待员填写访客信息，为访客打印访客凭条开启门禁通行。 
2.2访客存在的问题分析
结合现有的访客登记流程、登记系统，通过对实地调研，我们发现市面上的访客系统大多存在如下问题：
1)前台无法得知来访客人具体的来访事宜、被访问者是谁，必须逐个询问来访客人、整个过程较为繁琐，效率低下且不礼貌。
2)前台无法有效的核实来访人员的真实身份。
3)需接待员逐一为访客手动开启门禁，增加了接待员的工作量。
4)某一时间段内有多少访客，需手动翻阅记录本，手工统计，工作量大，效率低。
5)安装有传统访客一体机的不能多点登录，不能远程登录，不能根据权限自助查询访客记录。
3.系统建设目标
建设一套基于内部人员使用原有刷卡进出，增加来访人员vx预约模式使用二维码及身份证进出的访客管理系统，实现对访客的高效管理。同时系统将采用部署在我方云服务器或物业方租用服务器的方式，与物业的vx公众号实现对接，具体的建设目标如下：
1）实现访客人员经授权后扫二维码或刷身份证进出。
2）实现业主授权、访客信息、出入行为的全过程记录追溯，责任落实到人。
3）低物业管理的工作强度，且不降低目前对访客管理的安全标准。
4）访客流程设计简单实用，访客接待验证流程的效率提升80%以上。
4.需求分析
根据目前的需求做了以下分析：
1）建立一套全网的信息化工具“vx访客门禁管理系统”，解决外访人员访问等问题。
2）缩短外访人员前台登记确认和楼层接待人员的等候时间，同时确保安保要求，实现方便快捷、闭环的全业务系统需求。
3）通过vx访客管理系统对访客全程监控，让管理人员随时了解现场情况，及时处理突发事件，并将所有数据保存在系统中以备复查。
4）智能化的vx访客门禁管理系统，可以实现诸多效益价值，增加物业方公众号活跃度，同时给用户更丰富友好的体验感，从而更好地实现物业对外的智慧化形象。
5）访客门禁管理系统解决方案

5.1内部员工vx业务绑定
由物业公司根据入驻公司信息表导入信息后，向业主各公司分配帐号，各公司根据物业分配的管理帐号自行管理本公司员工。

 

5.2访客管理系统管理流程
我们根据实际应用的几种场景，制定了本项目的访客系统管理流程如下：
5.2.1 邀请访问场景（熟人模式：业主邀请客人来访）
如是业主单位的客人或贵宾等，通过业主单位向客人发出邀请访问，尽显对客人的尊重，具体操作流程如下：
1)经绑定的业主单位在vx邀请访客页面，填写访客相关信息，访问期限，然后提交，发出邀请访问；
2)提交邀请访问后，系统生成可附带地理坐标（包括地址、楼层、房间号，并可使用直接使用地图导航），访客日期等消息提醒的二维码（页面支持发送短信，访客点击短信短链接，生成二维码）通过vx好友用vx的方式发送给访客，二维码只能在有效时间段内使用。 
3)访客到达现场，使用二维码直接在闸机上刷码通行。 
4)二维码可在系统中设定访问有效期或次数。
5)物业能在系统内查询到某个时间段内全部访客信息，以及由谁发出的邀请，责任落实到个人；

5.2.2预约访问场景（客人申请来访）
客人在访问活动前，可预约登记访客事由，具体操作流程如下：
1)客人关注vx公众号后在vx访客登记页面，填写访问业主的信息、手机hao（必填，根据手机hao匹配被访者）等相关信息然后提交，发出预约访问请求；
2)提交预约访问申请后，公众号会将访客信息以vx形式推送给访问业主，经审核通过后，系统向访客vx上推送生成的二维码。
3)访客到达现场，使用二维码直接在门禁上刷码通行。
4)物业能在系统内查询到某个时间段内访客信息，以及由谁审核的访问，责任落实到个人
5.2.3现场登记访问场景（无预约，有身份证）
客人于现场登记（无预约）在访问活动前，具体操作流程如下：
1)访客到达现场，接待员同业主单位进行电话沟通确认是否允许访问；
2)业主单位同意访问后，访客出示身份证，接待员刷访客身份证，登记访客身份。
3)系统拍照，保存访问信息，访客刷身份证通过闸机门禁，访问通行；
4)物业能在系统内查询到某个时间段内访客信息，业主单位的访客信息，以及审核的访问，责任落实到个人。

5.2.4现场登记访问场景（无预约，未带身份或外籍人士）
如果访客到访时未带身份证或是外籍人士，处理流程如下：
1）前台接待员通过电话与业主单位联系核实，是否允许访问；
2）业主单位同意访问后，前台手工输入访客信息后，系统对访客进行拍照，打印带有二维码的访客条，或向客人登记的手机hao发送一条带二维码链接的短信，客人点击生成二维码，刷闸机通行；
5.2.5批量访问场景
当业主单位组织有大型会议或在某一时间段内有大批量客人来访，由于访客人数众多，可由会议组织者提前整理访客信息，导入系统，具体流程如下：
1)业主单位会议组织者可提前在系统里发起邀请，设置访问期限，生成可附带地理坐标及可访客日期等消息提醒的二维码或短信邀请码，由业主单位向访客发送二维码或短信邀请码；如有业主单位备有参会卡，邀请卡等，还可以将二维码印刷在上面，展示物业档次。
2)访客到达现场，使用二维码直接在门禁上依次刷码通行。访客进入后本系统可将此作为会议签到依据向会议组织者提供；
3)物业能在系统内查询到某个时间段内访客信息，业主单位的访客信息，以及由谁发出的邀请，责任落实到个人。
5.2.6访客黑名单
访客的访问行为可能为产品推销、广告、**、甚至骚扰等：系统可设定：列入黑名单，不能再预约等，减少一些对业主不必要的干扰。同样黑名单可以清除。